שלום חברים,

כאן רומן צרלשטיין, רו”ח.

ברוכים הבאים לבלוג שלנו.
אנחנו מספקים שירותים שונים בתחום החשבונאות לחברות.

לחלקן כרואי חשבון מבקרים, לחלקן האחר שירותי חשבות וניהול כספים.

במכלול השירותים שלנו נמצאת גם הנהלת חשבונות, שמהווה למעשה את השירות הבסיסי ביותר שכל חברה צריכה:
רישום מסמכים, פקודות יומן, התאמת חשבונות בנקים וכיו”ב.

הנהלת חשבונות היא לא שירות ליבה של המשרד, לרוב אנחנו מספקים אותו על בסיס שיתוף פעולה עם לשכת הנהלת חשבונות, יחד עם זה מדובר על שירות מאד חשוב, ואיכות הנהלת החשבונות מהווה נדבך חשוב מאד בסביבה החשבונאית של החברה.

הנהלת חשבונות “טובה” תהווה בסיס מצוין לכל פעולה מתקדמת יותר שנרצה לעשות עם החברה:

1. ביקורת דו”חות כספיים.
2. דו”חות ניהוליים כגון בקרה תקציבית או תזרים.
3. תשלומים לבנקים.
4. דו”חות סקורים

אני נוהג לומר, שבחברה עם הנהלת חשבונות מסודרת, העבודה של רואה חשבון, חשב או מנהל כספים הופכת למאד קלה: מפיקים מאזן בוחן מהמערכת, מבצעים מספר התאמות והדו”ח מוכן.
בחברות גדולות ומסודרות אין בכלל שום ספק בסדר בהנהלת חשבונות, מחלקת הנהלת חשבונות עובדת על הספרים סביב השעון ודואגת שהכל יהיה מתואם ומיושר.
בעולם של חברות קטנות שנשענות על שירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ, העניינים קצת מסתבכים.

אין ממש גורם מבקר על איכות ונהלי העבודה בהנהלת חשבונות ובעת הצורך החברה עלולה להתקל בסיטואציה שפשוט אין נתונים להסתמך עליהם. ומנסיון זה תמיד יקרה במועד הכי קריטי: גיוס אשראי או השקעה, ביקורת דו”חות כספיים הגשה למענק וכיו”ב.

אם כך, איך אפשר להבטיח ביצוע הנהלת חשבונות איכותית גם בחברה קטנה?

1. אל תתפשרו על איכות – יש להסתייע רק באנשי מקצוע מנוסים ובעלי מוניטין (עם המלצות). חיסכון קטן בשכר טרחה עלול לעלות ביוקר.
2. תסגרו עם מנהל החשבונות רואה החשבון מועדים ותדירות מוגדרת לביצוע משימות: למשל ביצוע התאמות בנק וכרטיסים על בסיס חודשי, התאמת לקוחות וספרים רבעונית.
3. וודאו כי אתם מקבלים דו”חות בתדירות קבועה ועוברים עליהם עם רואה החשבון: למשל מאזן בוחן אחת לחודש ודו”ח התאמות.
4. תוודאו שמנהל החשבונות שלכם מקבל את כל החומרים הדרושים לעבודתו: חשבוניות, חוזים, פוליסות ביטוח.
5. תדאגו להשיב למנהל החשבונות על בירורים ושאלות במהרה.

לסיכום:
הנהלת חשבונות טובה תהווה בסיס מצוין לכל תהליך חשבונאי או פיננסי בחברה, גם בחברה קטנה שמסתייעת בשירותי מיקור חוץ אפשר לקבל הנהלת חשבונות איכותית, תוך הקפדה על מספר כללים פשוטים: איכות, תדירות, דו”חות, חומרים, תשובות.